Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Última actualización: Junio 2026

KIKLOS.IO

1. Información del Responsable del Tratamiento

Razón social: Kiklos S.A.S.
NIT: 902039180-9
Domicilio: CRA 21 65A 45, Manizales, Caldas, Colombia
Correo electrónico: info@kiklos.io
Sitio web: https://kiklos.io

2. Introducción

Kiklos S.A.S. es responsable del tratamiento de sus datos personales. Esta Política describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos, compartimos y protegemos su información personal cuando utiliza nuestra plataforma de CRM y automatización de ventas.

3. Marco Legal

Esta política cumple con la Ley 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales – Colombia), el Decreto 1377 de 2013, la Ley 1266 de 2008 (Habeas Data), y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea cuando aplique.

4. Datos Personales que Recopilamos

Datos que usted proporciona directamente:

Información de registro: nombre completo, correo electrónico, teléfono, nombre de empresa
Información de facturación: procesada exclusivamente por Wompi; Kiklos NO almacena datos completos de tarjetas de pago
Comunicaciones: contenido de mensajes de soporte o consultas enviadas a nuestro equipo

Datos recopilados automáticamente:

Datos de uso e interacciones con la plataforma
Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador, dispositivo, sistema operativo
Cookies y tecnologías similares de sesión
Datos de ubicación aproximada derivados de IP

Datos de sus clientes (cuando usa la plataforma):

Cuando gestiona comunicaciones con sus propios clientes a través de Kiklos, usted actúa como Responsable del tratamiento de esos datos y Kiklos actúa como Encargado. Usted garantiza contar con las autorizaciones necesarias de sus clientes para el tratamiento de su información.

5. Uso de Datos de Google (Google User Data)

Kiklos ofrece una integración opcional con Google Calendar que permite a los usuarios conectar su cuenta de Google para gestionar el agendamiento de citas y reuniones directamente desde la plataforma.

Qué datos de Google accedemos:

Cuando usted autoriza esta integración, Kiklos accede a su Google Calendar para leer su disponibilidad y crear, modificar o cancelar eventos de acuerdo con las acciones que usted realice dentro de la plataforma.

Cómo usamos esos datos:

Los datos de Google Calendar se usan exclusivamente para habilitar la funcionalidad de agendamiento dentro de Kiklos. Esto incluye mostrarle su disponibilidad, crear eventos en su nombre y sincronizar citas con sus contactos.

Lo que NO hacemos con sus datos de Google:

No usamos datos de Google Calendar para publicidad, marketing o perfilamiento
No compartimos datos de Google con terceros, salvo que sea estrictamente necesario para operar la función de agendamiento
No vendemos ni transferimos datos de Google a ninguna parte
No usamos datos de Google para ningún propósito que no sea proveer o mejorar la funcionalidad de agendamiento dentro de Kiklos
No almacenamos datos de Google Calendar más allá de lo necesario para operar la integración activa
Cuando el usuario activa un agente de IA, el contenido de las conversaciones puede ser procesado por nuestros proveedores de inteligencia artificial (OpenAI, Anthropic, Google Gemini), pero en ningún caso se transfieren datos de Google Calendar a estos proveedores

Revocación del acceso:

Usted puede revocar el acceso de Kiklos a su Google Calendar en cualquier momento desde la configuración de su cuenta de Google en https://myaccount.google.com/permissions, o directamente desde la configuración de integraciones dentro de Kiklos. Al revocar el acceso, eliminaremos los tokens de autorización asociados de forma inmediata.

Esta integración cumple con la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google y con los requisitos de uso limitado (Limited Use Policy).

6. Configuración de Correo Electrónico (SMTP)

Kiklos permite a los usuarios configurar el envío de correos electrónicos usando su propio servidor de correo mediante protocolo SMTP. Si usted configura una cuenta de Gmail u otro proveedor por SMTP, Kiklos almacena las credenciales de configuración (servidor, puerto, usuario) de forma cifrada exclusivamente para habilitar el envío de correos en su nombre. Kiklos no accede, lee ni almacena el contenido de su bandeja de entrada. Esta configuración es opcional y puede eliminarse desde los ajustes de su cuenta en cualquier momento.

7. Finalidades del Tratamiento

Utilizamos sus datos personales para:

Crear y gestionar su cuenta en la plataforma
Procesar pagos y gestionar su suscripción
Conectar y operar integraciones con APIs de terceros autorizadas por usted
Ejecutar automatizaciones y flujos de agentes de IA configurados por usted
Habilitar funciones de agendamiento mediante integración con Google Calendar
Brindar soporte técnico y atención al cliente
Enviar notificaciones del servicio y comunicaciones de marketing (únicamente con su autorización previa)
Mejorar y desarrollar las funcionalidades de la plataforma
Cumplir obligaciones legales y regulatorias aplicables

8. Compartición de Datos con Terceros

Compartimos datos únicamente con los proveedores de servicios necesarios para operar la plataforma. Todos están contractualmente obligados a proteger su información:

Meta/Facebook: integración de APIs de WhatsApp, Instagram y Facebook Messenger
TikTok: integración de mensajería
Google: integración de Google Calendar para agendamiento (ver Sección 5)
Wompi: procesador de pagos certificado PCI-DSS
OpenAI / Anthropic / Google (Gemini): proveedores de inteligencia artificial para agentes conversacionales
Contabo: infraestructura de servidores

Kiklos no vende datos personales a terceros bajo ninguna circunstancia.

9. Derechos de los Titulares

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales
Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos
Acceder gratuitamente a su información personal
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)

Para ejercer sus derechos, envíe su solicitud a info@kiklos.io con el asunto: "Ejercicio de derechos – Protección de Datos Personales". Plazo de respuesta: 15 días hábiles.

10. Retención de Datos

Conservamos sus datos mientras mantenga una cuenta activa o mientras sea necesario para cumplir obligaciones legales. Después de cancelar su cuenta:

Datos de facturación: 5 años (obligación tributaria colombiana)
Logs técnicos de seguridad: 1 año
Datos de conversaciones de clientes: 30 días
Tokens de autorización de Google: eliminados inmediatamente al revocar el acceso

11. Cookies

Usamos cookies esenciales (necesarias para el funcionamiento de la plataforma), funcionales, analíticas y de marketing. Puede gestionar sus preferencias desde la configuración de su navegador o desde nuestro panel de preferencias de cookies.

12. Seguridad de los Datos

Implementamos las siguientes medidas de seguridad:

Cifrado SSL/TLS en transmisión de datos
Cifrado de datos en reposo
Autenticación de dos factores disponible para todas las cuentas
Firewalls y monitoreo de acceso
Copias de seguridad regulares
Acceso restringido al personal autorizado

13. Datos de Menores de Edad

Kiklos no está dirigido a menores de 18 años y no recopila intencionalmente sus datos. Si detectamos datos de un menor sin autorización parental verificada, los eliminaremos de inmediato.

14. Cambios a esta Política

Notificaremos cualquier cambio relevante en esta política a través del correo electrónico registrado en su cuenta o mediante un aviso visible dentro de la plataforma. El uso continuado de Kiklos después de la notificación constituye aceptación de los cambios.

15. Contacto

Kiklos S.A.S.
Email: info@kiklos.io
Teléfono: +57 315 6158535
Dirección: CRA 21 65A 45, Manizales, Caldas, Colombia

Para quejas sobre protección de datos también puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): www.sic.gov.co